Sei es das Home-Office oder das Büro, es ist überall das Gleiche: Ordnung ist das halbe Leben und sorgt dafür, dass man stets den Überblick über anstehende Termine und To-dos behält. Doch wie lässt sich der Schreibtisch so organisieren, dass man produktiv arbeiten und alle wichtigen Termine einhalten kann?
Die richtige Ausstattung wählen
Der Erfolg im Büro oder im Home-Office steht und fällt mit der richtigen Ausstattung. Je nachdem, in welcher Branche man tätig ist, sieht diese unterschiedlich aus. Auch die persönlichen Präferenzen und die eigene Arbeitsweise haben damit einiges zu tun.
Manche Menschen arbeiten gern mit Textmarkern, mit denen sie bunt alles Wichtige markieren können, andere schwören auf Post-its in verschiedenen Farben, und wieder andere haben ihr Büro komplett digital eingerichtet. Eines ist jedoch wichtig: Die Geschäftsausstattung muss vollständig sein.
Daher ist es wichtig, dass man bei der Einrichtung des Büros – sei es in einem Bürogebäude oder zu Hause – genau überlegt, was man selbst benötigt, um produktiv arbeiten zu können. Wie bereits gesagt: Dies ist eine sehr individuelle Entscheidung, die bei jedem anders aussehen kann.
Weniger ist mehr
Wie in vielen anderen Dingen im Leben gilt auch im Büro der Leitsatz: Weniger ist mehr. Eine gesunde Form des Minimalismus hilft dabei, die Ordnung und den Überblick zu behalten. Auf diese Weise entgeht einem kein Termin mehr und man kann produktiv und erfolgreich arbeiten.
Studien haben gezeigt, dass Ordnung besser ist als Chaos, wenn es um den Arbeitsplatz geht. Dadurch ist man zum einen nicht so abgelenkt, zum anderen findet man genau das, was man braucht, sobald man es sucht. Wenn alles seinen festen Ort hat, lässt es sich wesentlich produktiver arbeiten.
Somit sieht der ideale Schreibtisch so aus, dass sich darauf der PC oder Laptop befindet sowie vereinzelte, nur die nötigsten Hilfsmittel. Dinge, die man nicht so häufig benötigt, sollten in Schubladen oder Regalen verschwinden.
Feste Systeme und Strukturen
Vor allem wer alleine im Home Office arbeitet oder weitestgehend selbstständig ist, mag manchmal in eine strukturlose Arbeitsweise verfallen. Immerhin wird man nicht streng kontrolliert und man ist vielleicht der Meinung, dass es so ja auch geht.
Allerdings führt dies nicht selten dazu, dass der aufgeräumte Schreibtisch nach und nach immer unordentlicher aussieht. Dagegen helfen feste Systeme und Strukturen. Am besten nimmt man sich einmal dafür Zeit, ein funktionierendes System zu entwickeln. Sinnvoll ist es, Dokumente einer Art zusammenzufassen und in Ordnern abzulegen. Außerdem wird alles, was genutzt wurde, nach der Nutzung wieder an seinen festen Platz zurückgelegt.
Wer einen stressigen Arbeitsalltag hat oder viele verschiedene Hilfsmittel während des Arbeitens benötigt, hält sich davon vielleicht aufgehalten. Für solche Fälle ist es empfehlenswert, sich nach einem Arbeitstag ein paar Minuten Zeit zu nehmen, um den Schreibtisch aufzuräumen.
Zwar bedeutet das einen gewissen zeitlichen Aufwand, welcher sich allerdings in Grenzen hält. Dafür hat man jedoch direkt am nächsten Tag einen ordentlichen Arbeitsplatz, der es ermöglicht, produktiv und ohne Termine zu vergessen, an die Arbeit zu gehen.
Die richtige Planung: Kein Termin wird vergessen
Wer das Problem hat, immer wieder Termine zu vergessen – sei das eine Deadline, ein Telefonat oder ein Termin im Außendienst – sollte grundsätzlich an der Planung feilen. Zunächst gilt es, die Ursache für das Vergessen zu ermitteln. Ist das Arbeitspensum zu hoch, und man nimmt deshalb wichtige Termine nicht wahr, gibt es Grundsätzliches zu ändern. In den meisten Fällen ist die Ursache allerdings eine andere: zu wenig Organisation.
Um alle Termine im Blick zu behalten, ist es notwendig, sie sich entsprechend zu notieren. Es hilft allerdings nichts, den Termin dort schriftlich festzuhalten, wo man ohnehin nur gelegentlich hinsieht. Besser ist es, einen Terminkalender mit sich führen, den man regelmäßig überprüft.
Ein physischer Kalender, der im Büro aufgehängt wird, oder ein Kalenderbuch, welches auf dem Schreibtisch liegt, ist somit ideal. Hier werden alle Termine aufgezeichnet und zu Beginn eines jeden Arbeitstages wirft man einen Blick hinein. So vergisst man keinen Termin mehr. Im digitalen Zeitalter kommen physische Kalender allerdings immer mehr aus der Mode. Wer partout kein Kalenderbuch oder keinen Wandkalender ins Büro holen möchte, kann auch die digitale Variante wählen. Hierbei ist jedoch ebenfalls wichtig, immer einen Blick darauf zu werfen. Am PC lässt es sich sogar einstellen, dass sich der Kalender automatisch öffnet. Aber auch die Erinnerungsfunktion ist sehr sinnvoll.