Nebenkostenabrechnung prüfen lassen

Jedes Jahr aufs Neue erhalten Mieter von Ihrem Vermieter Post – die Nebenkostenabrechnung. Wichtiger Tipp: Erst prüfen, dann zahlen.

In vielen Fällen sind die Nebenkostenvorauszahlungen so gestaltet, dass Sie als Mieter aus der Nebenkostenabrechnung ein paar Euro Erstattung erhalten. Das lässt sich vor allen Dingen dann gut gestalten, wenn in den Nebenkosten nur wenige klassische Verbrauchskosten enthalten sind.

Werden beispielsweise die Heizkosten über einen eigenen Vertrag mit dem Energielieferanten abgerechnet, bleiben nur noch recht wenige echte Verbrauchskosten in der Nebenkostenabrechnung. Viele der Kostenpunkte sind fest vorgegeben und werden nach einem bestimmten Verteilschlüssel auf die Bewohner eines Hauses umgelegt. Unter bestimmten Umständen kann eine Nebenkostenabrechnung trotzdem vergleichsweise teuer werden.

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Grundsätzlich ist es sinnvoll, die Rechtmäßigkeit einer Nebenkostenabrechnung zu prüfen. Allerdings sollte man auch wissen, welche Folgen eine rechtswidrige Nebenkostenabrechnung hat. Denn nicht in jedem Fall führt eine Rechtswidrigkeit der Nebenkostenabrechnung dazu, dass die Abrechnung nicht bezahlt werden muss.

Was sind Nebenkosten?

Die Miete setzt sich aus verschiedenen Punkten zusammen. Das sind in der Regel die Grundmiete und die Nebenkosten. Diese können noch einmal in Betriebskosten und Heizkosten unterteilt sein. Zu den Nebenkosten gehören beispielsweise:

  • Laufende öffentlichen Lasten des Grundstücks wie die Grundsteuer
  • Kosten der Wasserversorgung
  • Entwässerungskosten
  • Heizkosten (diese können auch ausgelagert und separat zwischen dem Mieter und dem Energieversorger vereinbart werden, genauso wie die Kosten für den Haushaltsstrom in der Mietwohnung)
  • Warmwasserkosten soweit nicht bereits in den Heizkosten enthalten
  • Kosten für den Betrieb eines Aufzugs
  • Kosten für die Hausreinigung und bei Bedarf für Ungezieferbeseitigung
  • Gartenpflege
  • Straßenreinigung
  • Müllabfuhr
  • Allgemeinstrom – beispielsweise für die Beleuchtung im Hausflur, an der Eingangstür, für Außenleuchten auf dem Parkplatz oder Licht im allgemein zugänglichen Teil des Kellers
  • Schornsteinreinigung
  • Hauswart
  • Sach- und Haftpflichtversicherung
  • Kosten einer Gemeinschaftsantenne oder eines Kabelanschlusses, soweit dieser Bestandteil des Mietvertrages ist
  • Sonstige Betriebskosten – das können beispielsweise Kosten für die Reinigung der Dachrinne, für die Wartung der Rauchmelder, für einen situationsbedingt notwendigen Pförtner oder die Betriebskosten einer für alle Mieter zugängigen Sauna sein

Daneben gibt es auch eine ganze Reihe von Nebenkosten, die weder zu den klassischen Nebenkosten gehören noch über den Auffangtatbestand der sonstigen Betriebskosten abgegolten werden können. Dazu gehören beispielsweise:

  • Städtische Kostenbeiträge für den Straßenausbau
  • Verwaltungskosten des Vermieters
  • Bildung von Instandhaltungsrücklagen durch den Vermieter
  • Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten
  • Kosten für die Bewachung eines Objektes
  • Kosten für Arbeitsmittel und Geräte
  • Kostenaufwand für leerstehende Wohnungen im Haus
  • Kosten für die Überprüfung des Gesamtzustandes eines Gebäudes

Wie hoch sollte die Instandhaltungs-Rücklage (IHR) sein?

Die Instandhaltungs-Rücklage dient dazu, kontinuierlich einen Betrag anzusparen um im Fall einer notwendigen Instandhaltung die Instandhaltungskosten problemlos zahlen zu können. Bei Wohnungen in einem Mehrfamilienhaus ist es üblich, dass die Hausverwaltung eine Instandhaltungs-Rücklage bildet. Diese bildet sie aus einem Anteil des Hausgeldes, was jeder Wohnungseigentümer monatlich zahlt. Zusätzlich sind im Hausgeld die Nebenkosten des Hauses (umlagefähig als auch nicht umlagefähig) enthalten. Die Instandhaltungsrücklage wird beispielsweise zur Erneuerung der Zentral-Heizung, der Fenster, der Fassade oder des Dachs verwendet.

Trotzdem empfiehlt es sich für den Eigentümer einer Eigentumswohnung zusätzlich eine eigene Instandhaltungsrücklage zu bilden. Diese Instandhaltungsrücklage kann dann für Instandhaltungen des Sondereigentums (innerhalb der Wohnung) verwendet werden. Hier empfiehlt sich eine jährliche IHR in Höhe von 4-8 Euro/qm (Wohnfläche).

Aber auch Eigentümer von ganzen Häusern (z.B. MFH) sollten eine Instandhaltungsrücklage bilden. Hier empfiehlt sich eine jährliche IHR in Höhe von 12 Euro/qm (Wohnfläche).

Ist ihre Nebenkostenabrechnung fehlerhaft?

Zu der Frage, wie oft es vorkommt, dass Nebenkostenabrechnungen fehlerhaft sind, gibt es unterschiedliche Angaben. So spricht die Frankfurter Rundschau in einem Artikel aus dem Jahr 2019 von 88 Prozent alle Nebenkostenabrechnungen, die nach repräsentativen Umfragen fehlerbehaftet sein sollen. Andere Analysen sprechen von jeder vierten Nebenkostenabrechnung, die fehlerhaft sei.

Mietnebenkosten: Abrechnung prüfen - Rechte kennen - Betriebskosten senken
  • Ropertz, Ulrich (Autor)
  • 208 Seiten - 24.04.2012 (Veröffentlichungsdatum) - Verbraucher-Zentrale NRW (Herausgeber)

Welche dieser Statistiken letztlich auch die tatsächliche Zahl fehlerhafter Nebenkostenabrechnungen abbildet – Fakt ist, dass die Zahl der Nebenkostenabrechnungen, die rechtswidrig sind, jedes Jahr sehr hoch ist. Dabei kann es sich um Kleinbeträge handeln, aber nicht selten auch um Fehler, die für den Mieter Mehrkosten in Höhe von mehreren Hundert Euro mitbringen. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, jede Nebenkostenabrechnung einmal genauer unter die Lupe zu nehmen und im Zweifelsfall auch einen Experten zurate zu ziehen, der die Nebenkostenabrechnung prüfen kann.

Warum sind Nebenkostenabrechnungen so oft fehlerhaft?

Es gibt eine ganze Reihe von möglichen Fehlerquellen in einer Nebenkostenabrechnung. Wer eine Nebenkostenabrechnung prüfen möchte, sollte die wichtigsten Fehlerquellen kennen. Zuerst einmal unterscheidet man zwischen einem formalen und einem materiellen Fehler in der Nebenkostenabrechnung. Ob es sich um einen Formalfehler oder einen materiellen Fehler handelt, kann einen erheblichen Einfluss auf die Wirksamkeit der Nebenkostenabrechnung haben.

Klassische formale Fehler und ihre Folgen

Unter den formalen Fehlern gibt es einige Klassiker. Hier ein paar Beispiele:

  • Die Nebenkostenabrechnung wird nicht fristgerecht erstellt

Der Vermieter hat nach Ende des Abrechnungszeitraums zwölf Monate Zeit, um die Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Es sei denn, er hat die Verzögerung der Abrechnung nicht zu verantworten. Kommt die Abrechnung mit mehr als einem Jahr Abstand zwischen Abrechnungszeitraum und Erstellung der Abrechnung, ist der Vermieter in der Pflicht zu beweisen, dass keine Verfristung eingetreten ist.

  • Die Mindestangaben in der Nebenkostenabrechnung fehlen

Enthalten sein muss eine geordnete Aufstellung der Gesamtkosten. Auch der zugrunde gelegte Verteilschlüssel muss angegeben und erläutert werden. Der Mieteranteil muss einzeln ausgewiesen werden. Darüber hinaus müssen die geleisteten Vorauszahlungen angegeben und transparent gegen die entstandenen Kosten gegengerechnet werden. Fehlt eine dieser Angaben, sind die Mindestanforderungen an eine rechtmäßige Nebenkostenabrechnung nicht erfüllt.

  • Es wurde ein falscher Abrechnungszeitraum verwendet

Der Abrechnungszeitraum wird ebenso wie die Frist für eine Geltendmachung von Nachforderungen in § 556 BGB geregelt. Hier ist festgelegt, dass die Abrechnung jährlich zu erfolgen hat. Daraus lässt sich die Regel des Jahreszeitraums – also eines regelmäßigen Zwölf-Monats-Abrechnungszeitraums – ablesen. Dieser darf nur aufgrund besonderer Umstände verlängert oder verkürzt werden. Liegt eine grundlose Verlängerung oder Verkürzung des Abrechnungszeitraums vor, leidet die Abrechnung unter einem formellen Fehler.

  • Die Abrechnung muss verständlich sein

Das bedeutet, dass ein durchschnittlicher Normalbürger ohne eine Ausbildung im Immobilien- oder Finanzbereich in der Lage sein muss, die Abrechnung zu verstehen. Dazu gehört, dass keine unverständlichen Abkürzungen enthalten sind. Auch ein nicht transparent aufgelöster Umlageschlüssel führt schon zur Unverständlichkeit der Abrechnung und damit zu einem formalen Fehler.

Die Folge eines formalen Fehlers ist regelmäßig die Unwirksamkeit der Nebenkostenabrechnung. Damit besteht bis zur Nachbesserung keine Zahlungsverpflichtung für den Mieter. Wird eine formal fehlerhafte Nebenkostenabrechnung gerade noch fristgerecht erstellt und liegt die nachgebesserte Variante erst nach Ablauf der Frist von 12 Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraums vor, ist die Forderung verfristet und der Vermieter kann sie nicht mehr einfordern.

Klassische materielle Fehler und ihre Folgen

Bei den materiellen Fehlern wird es oftmals deutlich schwieriger, sie als Laie zu erkennen. Denn hier geht es um die inhaltlichen Dinge in der Nebenkostenabrechnung. Auch die Folgen eines materiellen Fehlers sind gänzlich andere als bei einem Formfehler. Klassische materielle Fehler sind beispielsweise die folgenden:

  • Es werden Kosten in der Nebenkostenabrechnung aufgeführt, die nicht umlagefähig sind

Als Laie ist es nicht einfach, für jede Kostenart zu wissen, ob diese umlagefähig ist oder nicht. Hier ist es sinnvoll, im Zweifelsfall die Nebenkostenabrechnung prüfen zu lassen.

  • Es wird ein falscher Umlageschlüssel gewählt

Es ist für die meisten Laien schwer genug, den Umlageschlüssel zu verstehen. Zu sehen, ob dieser vielleicht falsch angewandt wurde oder ob der gesamte Schlüssel rechtswidrig ist, ist ohne Erfahrung auf dem Gebiet der Prüfung von Nebenkostenabrechnungen kaum möglich. Auch hier sollten Sie im Zweifelsfall Ihre Nebenkostenabrechnung prüfen lassen.

  • Es liegt ein einfacher Rechen- oder Eingabefehler vor

Auch das ist ein materieller Fehler. Dieser kann schneller passieren, als man meinen mag. Ein einfacher Zahlendreher bei einer Eingabe kann schon verheerende Folgen haben. Aus diesem Grund sollten Sie jede Nebenkostenabrechnung auf Korrektheit prüfen. Stimmen die ausgewiesenen Abschlagszahlungen mit dem überein, was Sie geleistet haben? Ist das rechnerische Ergebnis korrekt? Sie haben ein Recht darauf, die zugrunde liegenden Abrechnungen wie den Grundsteuerbescheid etc. einzusehen. Sind die einzelnen Posten aus den Abrechnungen korrekt in Ihre Nebenkostenabrechnung übernommen worden?

Die Folgen eines materiellen Fehlers sind gänzlich anders als die eines formellen Fehlers. Eine formal falsche Nebenkostenabrechnung gilt als nicht erstellt. Sobald eine Nebenkostenabrechnung formal rechtmäßig ist, entsteht die Zahlungspflicht des Mieters. Das bedeutet, dass Sie auch im Fall einer materiell fehlerhaften Abrechnung erst einmal zur Zahlung verpflichtet sind. Natürlich haben Sie trotzdem die Möglichkeit, die Nebenkostenabrechnung zu prüfen oder prüfen zu lassen. Bei einem tatsächlichen Fehler ist der Vermieter nach § 812 Abs. 1 Satz 1 BGB verpflichtet, nach Feststellung des Fehlers zu viel gezahlte Summen zu erstatten.

Wird also eine Nachzahlung in Höhe von beispielsweise 350 Euro abgerechnet, müssen Sie diese im Fall einer formell rechtmäßigen Nebenkostenabrechnung erst einmal zahlen. Wenn Sie die Nebenkostenabrechnung prüfen lassen und dabei festgestellt wird, dass die Nachzahlung nur 200 Euro hätte betragen dürfen, ist der Vermieter verpflichtet, Ihnen 150 Euro zu erstatten.

Wie lange ist die Widerspruchsfrist?

Der Gesetzgeber räumt dem Mieter eine auf den ersten Blick sehr großzügige Frist von 12 Monaten für einen Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung ein. Diese Frist ist in § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB verankert. Trotz dieser langen Frist sollten Sie die Rechtmäßigkeit einer Nebenkostenabrechnung immer sofort prüfen. Scheuen Sie sich auch nicht, diese im Zweifelsfall auch von einem Experten kontrollieren zu lassen. Denn dabei geht es um Ihr Recht auf eine korrekte Abrechnung – und nicht selten um eine Menge Geld.

Fazit: Es lohnt sich immer, eine Nebenkostenabrechnung zu prüfen

Viele Nebenkostenabrechnungen, die Jahr für Jahr erstellt werden, sind fehlerhaft. Oftmals leiden sie bereits an einem formellen Fehler. In diesem Fall ist die gesamte Nebenkostenabrechnung ungültig, und es besteht das Recht auf eine Verweigerung der Zahlung, bis die Abrechnung nachgebessert wurde. Liegt ein inhaltlicher Fehler vor, muss erst einmal die Gesamtsumme gezahlt werden. Wird im Nachgang ein Fehler gefunden und korrigiert, ist der Vermieter in Pflicht, die zu viel gezahlte Nachzahlung zu erstatten oder mit den laufenden Nebenkosten für das Folgejahr zu verrechnen.

Anmerkung der Redaktion: Der Autor dieses Textes ist kein Steuerberater und auch kein Rechtsanwalt, sondern Wirtschafts- und Finanzjournalist. Finanzjournalisten ist rechts- und steuerberatende Tätigkeit per Gesetz untersagt. Der Text dient lediglich der Information von Steuerzahlern und (angehenden) Bauherren oder Immobilienkäufern. Eine Beratung oder gar konkrete Empfehlungen enthält der Text nicht. Diese sind auch nicht beabsichtigt. Obwohl die für den Text verwendeten Quellen als zuverlässig gelten, wird keine Garantie für die Richtigkeit übernommen. Die Ausführungen und Erklärung können und sollen das Gespräch mit einem Steuerberater und/oder Rechtsanwalt nicht ersetzen.


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